Allgemeine Geschäftsbedingungen
für das VTF-Aktivprogramm

1. Geltungsbereich und Träger

Das VTF-Aktivprogramm ist ein gemeinsames Projekt der VTF-Bildungswerk gemeinnützige Gesellschaft mbH und der VTF-Sportbüro Veranstaltungs- und Verlagsgesellschaft mbH. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Veranstaltungen (nachstehend Aktivmaßnahmen genannt), die im Rahmen dieses Projektes angeboten und durchgeführt werden. Träger (nachstehend Veranstalter genannt) der Aktivmaßnahmen im Inland ist die VTF-Bildungswerk gemeinnützige Gesellschaft mbH; Veranstalter der Aktivmaßnahmen ins Ausland ist die VTF-Sportbüro Veranstaltungs- und Verlagsgesellschaft mbH.

2. Anmeldung

Eine Teilnahme an allen Aktivmaßnahmen ist nur mit einer schriftlichen Anmeldung oder einer Online-Anmeldung möglich. Für jede Teilnahme und jede Aktivmaßnahme ist eine gesonderte Anmeldung erforderlich. Jede Anmeldung ist verbindlich und wird in der Reihenfolge des Einganges bearbeitet. Da die Teilnehmer*innen­zahl grundsätzlich begrenzt ist, empfiehlt sich eine frühzeitige Anmeldung. Ein Vertrag zwischen dem Veranstalter und dem/der Anmeldenden kommt erst mit der Übermittlung der Buchungsbestätigung zustande. Wird eine abweichende Rechnungsanschrift gewünscht, ist die genaue Rechnungsanschrift sowohl bei der Online-Buchung als auch bei einer schriftlichen Meldung direkt anzugeben. Änderungswünsche können nur bis höchstens 25 Tage vor Beginn der Maßnahme berücksichtigt werden.

3. Widerruf der Anmeldung

Teilnehmer*innen können die Anmeldung zu einer Aktivmaßnahme ohne Angabe von Gründen widerrufen. Die Frist zum Widerruf beträgt 14 Tage ab Datum der Buchung. Der Widerruf ist in Textform zu erklären. Zur Fristwahrung genügt die rechtzeitige Absendung des Widerrufs. Bei fristgemäßem Widerruf entstehen dem/der Anmeldenden keine Kosten. Der Widerruf ist zu richten an:
VTF-Bildungswerk gGmbH für Inlandsmaßnahmen bzw. an die VTF-Sportbüro Veranstaltungs- und Verlagsgesellschaft mbH für Auslandsmaßnahmen
Schäferkampsallee 1, 20357 Hamburg
Telefax: 040 41908 – 202
E-Mail:

4. Überbelegung

Für jede Aktivmaßnahme gilt eine Höchst-Teilnehmer*innen­zahl. Ist die Höchst-Teilnehmer*innen­zahl bei Eingang der Anmeldung bereits erreicht, wird der/die Anmeldende umgehend informiert und ihm/ihr angeboten, die Anmeldung auf die Warteliste einzustellen, alternativ auf eine vergleichbare Aktivmaßnahme umzubuchen. Eine Bearbeitungsgebühr wird dafür nicht erhoben.

5. Buchungsbestätigung und Rechnung sowie Informationen

Nach Vorlage der Anmeldung sendet der Veranstalter der Aktivmaßnahmen die Buchungsbestätigung und die Rechnung dem/der Anmeldenden (nachstehend Teilnehmer*in genannt) zu. Spätestens zwei Wochen vor Beginn der Aktivmaßnahme wird der Veranstalter letzte Informationen sowie eine Wegbeschreibung übermitteln.

6. Änderungen und/oder Absage durch den Veranstalter

Der Veranstalter behält sich das Recht vor, aus triftigen Gründen den Termin des Aktivprogramms zu ändern. Der/die Teilnehmer*in wird darüber umgehend informiert. In diesem Fall hat der/die Teilnehmer*in ein Rücktrittsrecht. Wird das Rücktrittsrecht wahrgenommen, wird eine schon gezahlte Teilnahmegebühr erstattet und eine Bearbeitungsgebühr entfällt. Darüberhinausgehende Ansprüche seitens der/des Teilnehmers*in gegenüber dem Veranstalter sind ausgeschlossen, und zwar auch dann, wenn die angekündigte Leitung der Aktivmaßnahme aus triftigen Gründen geändert wird.
Der Veranstalter behält sich weiter das Recht vor, das Aktivprogramm abzusagen, wenn drei Wochen vor deren Beginn die Mindesteilnehmer*innen­zahl nicht erreicht ist. Eine schon gezahlte Teilnahmegebühr wird erstattet. Darüberhinausgehende Ansprüche seitens der/des Teilnehmers*in gegenüber dem Veranstalter sind ausgeschlossen.

7. Haftung des Veranstalters

Die Teilnahme an jeder Aktivmaßnahme erfolgt auf eigene Gefahr. Die Haftung des Veranstalters sowie seiner Verrichtungs- und Erfüllungsgehilfen ist beschränkt auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz. Für Gegenstände, die zur Aktivmaßnahme mitgenommen werden, haften der Veranstalter sowie seine Verrichtungs- und Erfüllungsgehilfen ebenfalls nur im Falle grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Für mittelbare Schäden, die im Zusammenhang mit einer Aktivmaßnahme entstehen (z. B. Verdienstausfall oder Gewinneinbußen, Reisekosten, Ansprüche Dritter, Folge- und Vermögensschäden) haften der Veranstalter sowie seine Verrichtungs- und Erfüllungsgehilfen nur, soweit sie diese grobfahrlässig oder vorsätzlich herbeigeführt haben.
Diese Haftungsbeschränkung gilt nicht für Personenschäden (Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit) und auch nicht für den Fall der Verletzung von Hauptpflichten aus dem Vertrag.

8. Ausschluss von der Teilnahme

Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Teilnehmer*innen von Aktivmaßnahmen auszuschließen bei groben Verstößen der/des Teilnehmers*in gegen die Interessen des Veranstalters, bei grobem unsportlichen Verhalten oder unehrenhaften Handlungen. Der Ausschluss wird dem/der Teilnehmer*in durch eingeschriebenen Brief mitgeteilt.

9. Teilnahmegebühren

Für die Teilnahme an Aktivmaßnahmen werden Gebühren erhoben. Die Preise werden auf der Webseite dargestellt.
Die auf der Webseite veröffentlichten Preise sind Online-Preise, die für die Anmeldung über das Onlineportal auf www.vtf-hamburg.de gewährt werden. Für eine schriftliche Anmeldung per Post, Fax oder Mail sowie eine mündliche Anmeldung (z. B. telefonisch) wird eine zusätzliche Bearbeitungsgebühr von 5,00 € pro Anmeldung erhoben.
Die Teilnahmegebühren werden – soweit im Einzelfall nicht anders vereinbart – vor Beginn der Aktivmaßnahme zu dem in der Buchungsbestätigung genannten Termin eingezogen. Bankgebühren, die durch Rücklastschriften (z. B. wegen Kontounterdeckung oder durch die Angabe einer fehlerhaften Bankverbindung) entstehen und von dem/der Teilnehmer*in verursacht wurden, sind in der entstandenen Höhe von dem/der Teilnehmer*in zu tragen. Bei nicht fristgerechtem Zahlungseingang behält sich der Veranstalter die Berechnung von Mahngebühren und Verzugszinsen vor.
Die Teilnahmegebühren sind Komplettpreise und beinhalten in der Regel neben der Teilnahme an der Aktivmaßnahme folgende Leistungen: bewegtes und gesundheitsorientiertes Bildungsangebot durch qualifizierte Trainer*innen und Unterbringung in speziell ausgewählten Häusern mit Vollpension oder Halbpension (im Einzelnen siehe Ausschreibung). Nicht enthalten sind die Kosten der An- und Rückreise sowie für ggf. anfallende Kosten wie Kurtaxe, Tourismusabgabe o. ä., Parkgebühren, Getränke.

10. Organisatorisches

Die Aktivmaßnahmen an Wochenenden beginnen in der Regel am Anreisetag um 17:00 Uhr und enden mittags am Abreisetag. Der Bewegungs- und Bildungsanteil eines Wochenendes beinhaltet mindestens sechs Workshop-Einheiten.
Bildungsurlaube (ab vier Nächte) beginnen in der Regel am Anreisetag ab 14:00 Uhr und enden am Abreisetag ab 13:00 Uhr. In dieser Zeit werden mindestens 30 Lehreinheiten angeboten.
Von der Erlaubnis, die Teilnahmegebühr von dem angegebenen Konto abzubuchen, machen wir frühestens vier Wochen vor Beginn der Aktivmaßnahme Gebrauch. Etwa drei Wochen vor Beginn der Aktivmaßnahme erhalten alle Teilnehmenden einen »Last Call« mit letzten Informationen.

11. Rücktrittsbestimmungen

Jeder Rücktritt muss in Textform (Brief, Fax [040-41908202] oder Mail []) erfolgen. Bei Rücktritt wird eine Bearbeitungs- oder Stornogebühr fällig. Die Höhe ist bei Aktivmaßnahmen im Inland und Aktivmaßnahmen ins Ausland unterschiedlich:
Für Aktivmaßnahmen im Inland gilt: Bei Rücktritt bis vier Wochen vor Beginn der Aktivmaßnahme wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 25,00 € erhoben. Bei Rücktritt bis drei Wochen vor Beginn der Aktivmaßnahme wird eine Stornogebühr in Höhe von 30% der Teilnahmegebühr erhoben, bei Rücktritt bis zwei Wochen vor Beginn des Aktivprogramms ist die Stornogebühr 50% der Teilnahmegebühr, bei späterem Rücktritt bis 1 Tag vor Beginn der Aktivmaßnahme beträgt die Stornogebühr 90% der Teilnahmegebühr, danach und bei Nichtanreise 100% der Teilnahmegebühr.
Für Aktivmaßnahmen ins Ausland gilt: Bei Rücktritt bis acht Wochen vor Beginn der Aktivmaßnahme wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 40,00 € erhoben. Bei Rücktritt bis vier Wochen vor Beginn der Aktivmaßnahme wird eine Stornogebühr in Höhe von 30% der Teilnahmegebühr erhoben, bei Rücktritt bis zwei Wochen vor Beginn der Aktivmaßnahme ist die Stornogebühr 50% der Teilnahmegebühr, bei späterem Rücktritt bis 1 Tag vor Beginn der Aktivmaßnahme beträgt die Stornogebühr 90% der Teilnahmegebühr, danach und bei Nichtanreise 100% der Teilnahmegebühr.
Dem/Der Teilnehmer*in steht das Recht zu, nachzuweisen, dass der Schaden des Veranstalters geringer ist als die berechnete Stornogebühr. In diesem Fall reduziert sich die Stornogebühr auf den nachgewiesenen tatsächlichen Schaden zuzüglich der Bearbeitungsgebühr in Höhe von 25,00 € bzw. bei Maßnahmen ins Ausland von 40,00 €.
Maßgebend für die Berechnung der vorstehenden Fristen ist der Eingang der Rücktrittserklärung beim Veranstalter.
Krankheitsbedingte (auch durch ärztliches Attest bescheinigte) Absagen/Rücktritte entbinden die Teilnehmenden nicht von der Zahlung der Stornogebühr.

12. Ermäßigungen

Gruppenrabatte und andere Ermäßigungen sind nicht miteinander kombinierbar.

13. Datenschutz

Eine Online-Anmeldung ist nur als registrierter Online-Kunde möglich. Das Online-Kundenkonto und die dazugehörigen Daten werden so lange gespeichert, bis der/die Kund*in das Konto löscht.
Die anzugebenden Daten werden für die Buchung der Anmeldung erhoben. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der DSGVO. Wenn der/die Teilnehmer*in damit einverstanden ist, dass der Veranstalter seine/ihre Daten auch über den Zeitraum der Abwicklung der einzelnen Aktivmaßnahme sowie die unten genannten Löschfristen hinaus speichert, um ihm/ihr künftig weitere Angebote unterbreiten zu können, wird der Veranstalter die Speicherung bis auf Widerruf durch den/die Teilnehmer*in vornehmen.

Die folgenden Hinweise sollen einen Überblick darüber geben, was mit den personenbezogenen Daten passiert, wenn eine Anmeldung zu einer Aktivmaßnahmen erfolgt. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen der/die Anmeldende persönlich identifiziert werden kann. Die vollständige Datenschutzerklärung ist unter www.vtf-hamburg.de/datenschutz zu finden.

Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:
VTF-Bildungswerk gemeinnützige Gesellschaft mbH
Geschäftsführung: Dörte Kuhn, Karen Beigel
E-Mail:
VTF-Sportbüro Veranstaltungs- und Verlagsgesellschaft mbH
Geschäftsführung: Dörte Kuhn, Peter Dwinger
E-Mail:

Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten:
Der Datenschutzbeauftragte des VTF, Schäferkampsallee 1, 20357 Hamburg
E-Mail:

Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung der Aktivmaßnahmen verarbeitet (z. B. Einzug der Teilnahmegebühren, Organisation der Aktivmaßnahmen, Erstellen von Teilnahmelisten, Information bei Änderungen u. ä.).

Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei

den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Teilnahmeverhältnis im Rahmen des VTF-Aktivprogramms.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i. V. m. Artikel 7 DSGVO.
Eine Veröffentlichung personenbezogener Daten der/des Teilnehmenden erfolgt nur, wenn der/die Teilnehmende dazu seine/ihre ausdrückliche Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO gegeben hat.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Die Daten der Bankverbindungen der Teilnehmenden werden zum Zwecke des Einzugs der Teilnahmegebühr an die Hamburger Sparkasse weitergeleitet.

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden:
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Aktivmaßnahme gespeichert. Mit Beendigung und Abwicklung der Aktivmaßnahme werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung und Abwicklung der Aktivmaßnahme und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Alle Daten der übrigen Kategorien (z. B. Bankdaten, Anschriften, Kontaktdaten) werden vier Jahre nach Abwicklung der Aktivmaßnahme gelöscht.

Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO
• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird

Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen einer Teilnahme an einer Aktivmaßnahme erhoben.

14. Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen ungültig oder unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der ungültigen oder unwirksamen Bestimmung soll dann die gesetzliche Regelung gelten.

Stand: 1. September 2023